Dentro de las oficinas, continuamente se tienen documentos y recursos que requieren un correcto almacenamiento para consulta o uso en el futuro. Para disponer de todo esto en buen estado, es indispensable utilizar un mecanismo de almacenamiento adecuado que permita protección y facilidad de acceso cuando se busque.
El almacenamiento es una práctica adecuada que todos debemos incorporar en nuestro día a día porque ayuda a tener las cosas en los lugares adecuados, de la forma adecuada y accesible para el momento en que se les va a dar uso. En las oficinas esta es una realidad más que palpable y que se vuelve indispensable para su correcto funcionamiento, por lo que hace falta aplicar prácticas correctas como las que veremos a continuación.
Uso de archivadores
Aunque parezca lógico, el uso de carpetas archivadoras es una de las principales acciones que se deben tomar para que todo esté organizado y almacenado de forma adecuada. Los archivadores con palanca cumplen muy bien con este propósito porque permiten almacenar gran cantidad de documentos en un mismo espacio, facilitando aún más su acceso.
En el mercado existen versiones para todos los gustos, desde las versiones más económicas hasta las que se podrían considerar más bonitas en cuanto al diseño y de mejor calidad. En general, los archivadores son fabricados en cartón y las palancas se trabajan en material metálico para soportar con eficiencia el uso continuo del mecanismo y el soporte que debe dar al papel insertado.
Además, existe la posibilidad de utilizar las cajas que vienen adaptadas a este tipo de archivadores de manera que se proteja el material de los efectos del entorno y se conserve de forma más organizada en las estanterías dispuestas para tal fin.
Los archivadores con palanca tienen una serie de beneficios que merece la pena conocer:
- Su sistema de trabajo con palanca permite movilizar fácilmente la misma sin ejercer demasiada fuerza, con lo que se accede rápidamente al interior.
- Se puede movilizar los documentos de un lugar a otro hasta alcanzar el número exacto que se desea consultar.
- Su transporte no requiere mayor sistema de logística.
- Se puede trabajar sobre los documentos, sin necesidad de sacarlos de los anillos y generar desorden en el proceso.
Embalaje
Ahora bien, cuando lo que se busca es movilizar la documentación o ciertos recursos de un lugar a otro o resguardarlos por un determinado tiempo, el material de embalaje es lo idóneo para que todo avance de manera correcta. Este material puede incluir elementos como:
- Bolsas acolchadas: son bolsas que cuentan con una protección interna de burbujas que permiten resguardar la integridad del contenido que se encuentre dentro. Además, tienen un sistema autoadhesivo que facilita el cierre.
- Cintas de embalaje: son cintas gruesas que están especialmente diseñadas para cerrar cajas y recipientes de gran tamaño permitiendo que todo lo que está dentro se mantenga en óptimas condiciones. Son resistentes a la humedad.
- Plástico de burbujas: es un material de embalaje muy utilizado para el transporte de mercancías que permite resguardar todo lo que hay en el interior de las cajas evitando que los golpes y movimientos les afecten.
- Papel para embalar: es un papel que está diseñado para servir como cobertura a los recursos que se necesitan almacenar y que se fabrica en material Kraft. Se puede adquirir en color marrón natural, en rollos de diferentes medidas o también aprovechar las versiones en colores, según la necesidad de cada quien.
- Bolsas con autocierre: son bolsas plásticas transparentes que permiten depositar en su interior diversidad de elementos, según las dimensiones de cada bolsa. Como tienen autocierre es mucho más fácil el trabajo de guardado.
A sabiendas de que en las oficinas se utilizan y manejan tantos materiales de elevada importancia, resulta todavía más trascendental utilizar mecanismos de almacenamiento que sean adecuados para tener la información y los recursos disponibles y cuidados en todo momento.
